Jak działa odświeżanie danych w Microsoft Power BI?

Microsoft Power BI jest popularnym narzędziem business intelligence, które pozwala w intuicyjny sposób analizować dane i wizualizować je w postaci interaktywnych raportów. Jednak w jaki sposób działa samo odświeżanie danych w ramach tej usługi i czy umożliwia ona zautomatyzowanie tego procesu?

Microsoft Power BI – poznaj jego możliwości

W ramach usługi i narzędzia Microsoft Power BI użytkownicy mają możliwość uzyskania dostępu do danych z różnych źródeł (np. pliki Excel, CVS, pbix, czy dane z usług zewnętrznych jak Microsoft Dynamics, Google Analytics, Salesforce) w kilku trybach – tryb importu, DirectQuery czy LiveConnect. I to właśnie od wybranego trybu zależy możliwość dalszego odświeżania wykorzystywanych danych, ponieważ tylko w trybie importu dane wymagają odświeżania.

Odświeżanie danych w Power BI

Dzieje się tak dlatego, że w trybie importu usługa Power BI kopiuje do zestawu danych dane z zewnętrznego źródła i bazuje na ostatniej aktualnie zaimportowanej wersji. W pozostałych trybach, jak DirectQuery czy LiveConnect, dane nie są importowane. Zamiast tego na bieżąco wysyłane są bezpośrednie zapytania do zewnętrznego źródła danych w momencie, w którym użytkownik otworzy raport czy wejdzie w interakcję z wizualizacją, lub raporty są odświeżane samoczynnie co około godzinę.

W przypadku importowania danych w Power BI warto mieć na uwadze maksymalne rozmiary zestawów danych w zależności od typu pojemności danych. Należy także pamiętać, że aby móc odświeżać dane z niektórych zewnętrznych źródeł, konieczne może być ustawienie tzw. gateway (bram danych).

Tryb odświeżania danych, a automatyzacja raportowania

Power BI w trybie importu umożliwia odświeżanie danych, czyli ponowne ich zaimportowanie z oryginalnych źródeł, zarówno na żądanie, jak i zgodnie z ustalonym i zaplanowanym przez użytkownika harmonogramem.

Pomaga to znacznie w automatyzacji raportowania i analizie danych. Dla każdego zestawu danych mogą być ustalone inne godziny odświeżania. Należy jednak mieć na uwadze ograniczenie w postaci 8 odświeżeń zestawu danych dziennie (zliczane są także odświeżenia za pomocą interfejsu API), natomiast w przypadku Power BI Premium maksymalnie 48 odświeżeń. Co istotne, do limitu nie wliczają się odświeżenia dokonywane na żądanie.

Odświeżanie danych w usłudze OneDrive

Oprócz wspomnianego powyżej tradycyjnego odświeżania danych, Microsoft Power BI oferuje także tzw. odświeżanie usługi OneDrive. Występuje ono w sytuacji, gdy zestawy danych i raporty powstały w oparciu o plik programu Power BI Desktop (pbix), plik Excel lub CSV w usłudze OneDrive czy SharePoint Online. Wówczas usługa Power BI automatycznie i cyklicznie synchronizuje zestawy danych i raporty z plikiem zamieszczonym na OneDrive.

Dzięki temu dane są automatycznie aktualizowane co około godzinę o ewentualne zmiany, które pojawiły się w plikach źródłowych. Możliwe jest także dokonanie takiego odświeżenia na żądanie użytkownika. Należy jednak mieć tu na uwadze, że w tym przypadku zestaw danych nie jest odświeżany o zmiany zachodzące w oryginalnych źródłach danych, a jedynie o zmiany zachodzące w pliku na OneDrive.