Jakie pytania biznesowe warto „przetłumaczyć” na KPI w Power BI
Największą wartość dają dashboardy, które odpowiadają na konkretne pytania: gdzie podnieść wynagrodzenia, gdzie wzmocnić onboarding, a gdzie zmienić organizację pracy. W praktyce kluczowe są trzy obszary:
- rotacja (kto i dlaczego odchodzi),
- absencja (kiedy i w których zespołach rośnie),
- koszty pracy (jak zmienia się koszt etatu i koszt wytworzenia).
Warto od razu definiować KPI w logice „HR × finanse”, bo wtedy ta sama miara jest użyteczna dla HRBP i kontrolingu.
Przykład: „koszt rotacji” to nie tylko rekrutacja, ale też utracona produktywność i czas wdrożenia – Gallup wskazuje, że koszt zastąpienia pracownika może wynieść od połowy do nawet 2× rocznej pensji. Podobnie absencja: dane ZUS pozwalają osadzić temat w realiach rynku (skala dni), a firma dopiero dodaje do tego swoje stawki i mechanizm zastępstw.
Praktyczny zestaw KPI (dobry na start):
- Rotacja: dobrowolna vs niedobrowolna, 0–3 / 3–6 / 6–12 mies. stażu, rotacja „top performerów”, rotacja w kluczowych rolach.
- Absencja: wskaźnik absencji (%), średnia liczba dni na FTE, absencja krótkoterminowa (np. 1–3 dni) vs długoterminowa, sezonowość.
- Koszty pracy: koszt FTE (całkowity), koszt nadgodzin, koszt zastępstw, koszt absencji, koszt rotacji, koszt rekrutacji na wakat.
- Skuteczność działań: czas do obsadzenia (time-to-fill), czas do produktywności (time-to-productivity), retencja po onboardingu.
Dane: jak zbudować model, który „łączy” HR z finansami personalnymi
W Power BI największe efekty daje model gwiazdy: jedna tabela faktów (np. zatrudnienie/zdarzenia kadrowe) i kilka wymiarów (pracownik, stanowisko, dział, lokalizacja, czas). Taki układ umożliwia szybkie filtrowanie rotacji i absencji po managerach, typach stanowisk, zmianach, lokalizacjach czy źródłach rekrutacji – bez ręcznego tworzenia Excela. Kluczowa zasada brzmi: wymiary HR (np. dział, stanowisko, manager) muszą być spójne z wymiarami finansowymi (MPK, cost center, kontrakt/projekt), inaczej raport będzie „dwugłowy” i każdy policzy coś innego. Dla absencji i kosztów pracy warto trzymać osobne dane (np. fakty absencji dziennej, fakty listy płac), ale podpięte do tych samych wymiarów czasu i organizacji. Wtedy zyskujesz możliwość analizy przyczynowo-skutkowej: np. wzrost absencji → wzrost nadgodzin → wzrost kosztu jednostkowego. A ponieważ ZUS raportuje m.in. łączną liczbę dni absencji w Polsce w skali roku, łatwiej w komunikacji wewnętrznej pokazać, że „to nie jest incydent, tylko trend wymagający zarządzania”.
Co zwykle warto uwzględnić w danych?
- Kadry: data zatrudnienia/odejścia, typ umowy, etat, stanowisko, manager, dział, lokalizacja, grade/seniority.
- Absencje: data od–do, typ (choroba/opieka/inna), długość, czy planowana/nieplanowana (jeśli macie).
- Płace i koszty: wynagrodzenie brutto + narzuty, premie, nadgodziny, koszty rekrutacji (faktury), koszt szkoleń/wdrożenia (jeśli mierzycie).
- Wydajność/operacje (opcjonalnie): sprzedaż na FTE, output na godzinę, obsłużone zgłoszenia na etat – to pozwala liczyć koszt produktywności.
Rotacja w Power BI: od „ile” do „dlaczego” i „co zrobię jutro”
Samo policzenie rotacji to dopiero początek – prawdziwa wartość jest w segmentacji i wczesnym ostrzeganiu. W dashboardzie rotacyjnym dobrze działa układ: trend 12–24 mies., rozbicie na dobrowolną/niedobrowolną, a potem „drill-down” do zespołów i grup ryzyka (np. staż 0–6 miesięcy). W wielu organizacjach najdroższa jest rotacja nie dlatego, że jest wysoka, tylko dlatego, że dotyczy kluczowych ról lub top performerów – Power BI pozwala to pokazać bez „opowieści na slajdach”.
Warto też dodać wymiar rekrutacyjny – źródło pozyskania kandydata, time-to-fill, jakość dopasowania po 3/6/12 miesiącach – wtedy widzimy, czy problemem jest onboarding, rynek czy selekcja. W komunikacji finansowej rotację najlepiej domyka miara „koszt rotacji”, bo zarząd podejmuje decyzje szybciej, gdy widzi wpływ na wynik.
Absencja: sezonowość, sygnały ryzyka i „prawdziwy koszt” w payroll
Absencja w wielu firmach jest raportowana w oderwaniu od kosztów – a to błąd, bo absencja ma bezpośredni wpływ na nadgodziny, zastępstwa i terminowość realizacji. Microsoft Power BI świetnie pokazuje sezonowość (miesiące, tygodnie, nawet dni tygodnia), ale też różnice między lokalizacjami i typami pracy (zmianowa vs biurowa, praca fizyczna vs knowledge work).
W praktyce firmowej warto rozdzielić absencję krótką (często operacyjnie najbardziej dotkliwą) i długą (często kosztowo istotną) oraz analizować „repeaters” (powtarzalne wzorce) – ale z poszanowaniem zasad prywatności. Największy przełom daje dopiero spięcie urlopów z payroll: koszt absencji (wynagrodzenie + narzuty), koszt zastępstw, koszt utraconej produktywności i koszt jakości (np. reklamacje, opóźnienia).
Koszty pracy: controlling, budżetowanie i scenariusze „co-jeśli”
Jeśli Power BI ma realnie wspierać finanse personalne, potrzebujemy spójnego widoku kosztu pracy: per FTE, per dział, per MPK/projekt oraz w czasie (M/M, YTD, rolling 12). Dobrą praktyką jest pokazywanie kosztów w dwóch warstwach: „koszty stałe” (wynagrodzenia i narzuty) oraz „koszty zmienne” (nadgodziny, premie, zastępstwa, rekrutacje, szkolenia).
W takim ujęciu łatwo zidentyfikować, czy wzrost kosztu pracy wynika z decyzji płacowych, czy z problemów operacyjnych (absencja → nadgodziny). Scenariusze w Power BI (np. parametry/what-if) pozwalają kontrolingowi szybko policzyć konsekwencje: „co jeśli zwiększymy stawkę o 5% w krytycznych rolach vs co jeśli zwiększymy obsadę o 1 FTE na zmianę”. Taki model „co-jeśli” urealnia rozmowę HR–finanse: zamiast dyskusji o odczuciach, macie porównanie wariantów i ich wpływu na budżet.
Wdrożenie bez bólu: governance, prywatność i szybkie „wins” w 30 dni
W projektach analityki HR najczęściej problemem nie jest brak narzędzi, tylko dwie rzeczy: czy możemy ufać danym i czy nie naruszymy prywatności pracowników. Dlatego najlepiej zaczynać od prostych, „bezpiecznych” zestawień – na przykład na poziomie działu, lokalizacji czy stanowiska, bez wchodzenia w szczegóły dotyczące konkretnych osób. Dopiero gdy zasady dostępu są jasno ustalone, można schodzić głębiej i analizować dane bardziej szczegółowo, tam gdzie ma to realny sens biznesowy. Power BI pozwala też ustawić widoki tak, aby każdy widział tylko to, czego potrzebuje: menedżer patrzy na swój zespół, a controlling na koszty w przekroju miejsc powstawania kosztów – bez ręcznego wysyłania „wyciętych” plików i bez ryzyka pomyłki.
Najlepsze efekty na początku daje zrobienie trzech prostych kokpitów:
- Rotacja i retencja – kto odchodzi, kiedy najczęściej odchodzą osoby (np. w pierwszych 3–6 miesiącach) i gdzie to się dzieje,
- Absencja – kiedy rośnie, w jakich zespołach jest największa i czy widać sezonowość (np. zimą),
- Koszty pracy – ile kosztuje zatrudnienie w czasie, jak wygląda wykonanie w porównaniu do planu oraz co „podnosi rachunek” (np. nadgodziny, zastępstwa).
W praktyce już po kilku tygodniach można mieć pierwszy sensowny „panel zarządczy”, który porządkuje rozmowę w firmie. A później, krok po kroku, da się dołączać kolejne źródła danych – np. z rekrutacji, szkoleń czy ewidencji czasu pracy – bez robienia rewolucji. Najważniejsze jest to, żeby raport nie kończył się na ładnych wykresach, tylko prowadził do konkretu: co robimy, kto za to odpowiada i po czym poznamy za miesiąc, że sytuacja się poprawia.
Microsoft Power BI w HR – czy warto?
Power BI pozwala połączyć rotację, absencję i koszty pracy w jeden, czytelny obraz sytuacji – bez domysłów i ręcznego „sklejania” raportów. Największą wartość daje wtedy, gdy nie kończy się na wykresach, tylko prowadzi do decyzji: gdzie działamy, kto odpowiada i jak mierzymy efekt. Warto zacząć od kilku kluczowych wskaźników i prostych dashboardów, a potem rozwijać analitykę krok po kroku – tak, by realnie wspierała HR i controlling personalny w zarządzaniu ludźmi i budżetem.